Privacyverklaring

Wie we zijn

ICESCAN is een product van BYA Management B.V., Godfried Bomansstraat 7, 4103 WR Culemborg (KvK 64675114). BYA Management B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Vragen of verzoeken over privacy stuur je naar info@icescan.nl.

Bij een bestelling

Om je bestelling te verwerken, te bezorgen en te factureren, bewaren we:

• je naam, adres, e-mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer en bedrijfsnaam;
• wat je hebt besteld, de bedragen, de betaalstatus en de betaalmethode;
• de facturen en eventuele terugbetalingen, retouren en berichten over je bestelling.

We hebben deze gegevens nodig om de koopovereenkomst uit te voeren. Facturen en de gegevens die daarbij horen, bewaren we 7 jaar, omdat de wet (fiscale bewaarplicht) dat vraagt. Je hebt geen account bij ons: we herkennen je aan je e-mailadres.

Betalen. Je betaalt via Mollie B.V. op de beveiligde betaalpagina van Mollie. Wij zien en bewaren geen bank- of kaartgegevens; we krijgen alleen te horen of en hoe er is betaald.

Verzenden. Om je pakket te bezorgen, krijgt de vervoerder je naam en adres.

Contactformulier en e-mail

Als je ons een bericht stuurt, gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht alleen om je vraag te beantwoorden. We bewaren het bericht zolang dat nodig is voor de afhandeling, en daarna niet langer dan twee jaar.

Reviews

Na je bestelling vragen we één keer of je een review wilt schrijven. Doe je dat, dan publiceren we je review met de naam die je zelf opgeeft (bijvoorbeeld je voornaam en de eerste letter van je achternaam), de datum en het product. Wil je dat je review wordt verwijderd, mail ons dan.

Je ICESCAN en je noodgegevens

De gegevens die je op je ICESCAN zet (bijvoorbeeld contactpersonen, medicijnen of allergieën), vul je zelf in via Mijn ICESCAN. Daarvoor heb je alleen je e-mailadres nodig; je logt in met een code die we je mailen.

• Je bepaalt zelf welke gegevens je invult en wat er zichtbaar is.
• Wie je ICESCAN scant, of de link ervan kent, ziet de gegevens die je zichtbaar hebt gemaakt. Gevoelige onderdelen kun je afschermen met een wachtwoord.
• Je gegevens worden versleuteld opgeslagen. Ook wij kunnen ze niet zomaar inzien.
• Je kunt je gegevens altijd aanpassen of verwijderen.

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. We verwerken ze alleen omdat jij ze zelf invult en daarvoor kiest, met als doel dat anderen je in een noodsituatie kunnen helpen.

Wie je gegevens nog meer verwerkt

We werken met een paar dienstverleners. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over het zorgvuldig omgaan met je gegevens.

• Mollie B.V. (Nederland): de betaling van je bestelling.
• Mailgun (verzending vanuit de EU): het versturen van e-mails over je bestelling.
• Onze hostingpartij: de servers waarop de website, de webshop en Mijn ICESCAN draaien.
• De vervoerder: de bezorging van je pakket.
• Google Ireland Ltd. (Ierland): Google Analytics en Google Tag Manager, alleen als je daar toestemming voor geeft (zie hieronder).

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. Alleen als de wet ons verplicht, kunnen we gegevens aan een instantie verstrekken.

Cookies en statistiek

We gebruiken cookies die nodig zijn om de webshop te laten werken:

• sessie: onthoudt je winkelmand en wat je bij het afrekenen invult (30 dagen);
• beheer: alleen voor medewerkers die in het beheer van de webshop inloggen.

Daarnaast tellen we bezoeken zonder cookies: welke pagina's worden bekeken en waar bezoekers vandaan komen, zonder IP-adressen en zonder iets dat jou herkenbaar maakt.

Google Analytics, alleen met je toestemming. Klik je in de melding op "Accepteren", dan laden we Google Analytics via Google Tag Manager. Zo zien we welke pagina's en producten bekeken worden en hoeveel bestellingen er via de site binnenkomen. Google Analytics plaatst daarvoor de cookies _ga en _ga_… (maximaal 2 jaar). Bij een bestelling sturen we alleen het ordernummer, de producten en de bedragen mee, nooit je naam, e-mailadres of adres. Advertentiefuncties en Google Signals staan uit, en we bewaren de gegevens in Google Analytics 14 maanden. Google kan gegevens ook buiten de EU verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Klik je op "Weigeren" of kies je niets, dan laden we Google Analytics niet. Je keuze onthouden we in je browser (niet in een cookie). Je kunt hem altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina; kies je dan alsnog "Weigeren", dan verwijderen we de cookies van Google Analytics.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en je kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan of vragen om je gegevens in een bestand te krijgen. Stuur je verzoek naar info@icescan.nl; we reageren binnen een maand. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren (zoals facturen), kunnen we pas na afloop van de bewaartermijn verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

De website en Mijn ICESCAN werken alleen via een beveiligde verbinding (https). Toegang tot het beheer van de webshop is beperkt tot medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben en inloggen met een passkey.

Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, staat de nieuwe versie op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.